Fiecare comerciant se confrunta cu aceasta decizie critica: cum aleg sistemul de vanzare si gestiune care sa se potriveasca afacerii mele? Procesul poate fi coplesitor stiind ca alegerea unui sistem nepotrivit poate influenta succesul afacerii.
Identificati nevoile afacerii dumneavoastra
Intai de toate, va recomandam sa identificati nevoile afacerii dumneavoastra, acele particularitati si elemente unice. In acest moment exista cateva zeci de solutii software POS pe piata din Romania. Unele aplicatii sunt create pentru companiile care au un volum mic de vanzari, altele au adresabilitate pentru sute sau mii de bonuri emise zilnic; unele se axeaza pe partea de contabilitate, altele pe partea de front-office/integrare cu echipamente; unele se adreseaza firmelor care vand altor firme (B2B), altele magazinelor care vand persoanelor fizice cu bon fiscal; etc.
Imaginea companiei dumneavoastra este intregita de echipamentele POS, asadar trebuie sa tineti cont de posibilitatea de scriere a unui mesaj personalizat pe bon, de culoarea aparatelor, de existenta unui display vizibil pentru client, s.a. Dar cel mai important: asigurati-va ca alegeti software-ul potrivit afacerii dumneavoastra.
Achizitionati software-ul si echipamentele de la o singura companie
Cand este posibil, achizitionati intreg sistemul - software, hardware si servicii - de la un singur furnizor. Un singur telefon de contact va scurta timpul de raspuns si va creste eficienta parteneriatului. In plus, se pot negocia preturi mai bune.
Atentie la buget
Pentru a conduce o afacere moderna si a o tine sub control, sunt necesare
urmatoarele investitii in tehnologie:
- Program de vanzare si gestiune.
- Program de contabilitate – poate fi cazul sau nu; sfatuiti-va cu contabilul cu care lucrati. Indiferent daca instalati un program de contabilitate sau trimiteti datele preluate din programul de gestiune catre contabil, este importanta o interfatare cat mai usoara intre cele doua sisteme.
- Imprimanta de bonuri fiscale. Acest rol este indeplinit de o “casa de marcat” sau o “imprimante fiscala”, intre cele doua tipuri de aparate existand cateva diferente. Alegerea echipamentului optim se face in primul rand tinand cont de volumul de bonuri estimat, pentru volum mare recomandadu-se imprimanta fiscala.
- Computer POS cu monitor touch-screen. Acesta poate fi de tip “all-in-one” sau, o varianta, de obicei mai economica, formata din monitor plus unitate desktop separata.
- Echipamente periferice precum POS bancar, cantar conectat, cititor coduri, terminal de inventariere, afisaj pentru client, suport de montare s.a.
- Server in back-office sau gazduire cloud a bazei de date; solutii de back-up si protectie (UPS, antivirus).
- Optional: terminal self-service (self-checkout), in locul sistemului POS cu casier sau in paralel cu acesta.
- Servicii de instalare si training.
- Conexiune la internet.
Pretul nu ar trebui sa fie elementul decizional in alegerea sistemului potrivit, intrucat un sistem mai ieftin se poate dovedi in scurt timp producator de pagube si neplaceri. De asemenea, alegand cea mai scumpa oferta, s-ar putea sa platiti pentru
functionalitati pe care nu le veti folosi niciodata. Stabilirea in avans a unui buget va da posibilitatea sa eliminati posibile constrangeri ulterioare. Omiterea alocarii unui buget pentru sistemul de gestiune va poate pune in postura de a achizitiona cea mai ieftina solutie, care se poate dovedi nepotrivita.
Acordati importanta deosebita serviciilor de mentenanta, deoarece acestea va asigura derularea afacerii fara intreruperi. Alegand cea mai ieftina oferta s-ar putea ca in scurt timp bugetul dumneavoastra sa aiba de suferit, prin intreruperi in
activitate sau prin lipsa obtinerii din sistemul POS a informatiilor de care aveti nevoie.
Atentie la comisioanele incasarii cu cardul
Exista multiple solutii de incasare cu cardul din care puteti alege. Nu va grabiti sa instalati un terminal de plata de la banca cu care colaborati deja, intrucat comisioanele respectivei banci s-ar putea sa va “manance” o parte buna din profit,
sau sa va determine sa stabiliti preturi necompetitive. Cereti mai multe oferte de la banci, de la procesatori de plata non-bancari, precum si de la furnizorul sistemului de gestiune. Asigurati-va ca terminalul de plata ales se va putea conecta la sistemul de gestiune, intrucat astfel procesul de vanzare este mai rapid si se reduc erori.
Furnizorul sistemului de gestiune va poate confirma compatibilitatea cu terminalul oferit de furnizorul solutiei de plata (in cazul in care nu este vorba de acelasi furnizor).
Discutati cu clientii dumneavoastra
Odata functionala afacerea dumneavoastra, aflati cum o puteti imbunatati. Utilizatorii sau consumatorii finali reprezinta prima linie de feedback in impartasirea experientei de cumparaturi. Intrebari "Ati fi interesat sa comandati online produsele noastre";"Sunteti interesat sa participati la programul nostru de fidelizare?" va pot determina sa gasiti anumite lipsuri in oferta dumneavoastra. Feedback-ul primit va va ajuta in alegerea urmatorului sistem POS potrivit nevoilor dumneavoastra si ale clientilor dumneavoastra.
Solicitati un Demo
Alegeti testarea solutiei inainte de o cumpara. In functie de marimea magazinului, investitia se poate ridica de la cateva sute la cateva zeci de mii de Euro. Inainte de a cheltui bugetul, verificati, prin testarea unui demo, ca solutia raspunde nevoilor de azi si poate sustine cresterea sau dezvoltarea de maine.
Asigurati-va ca programul de gestiune poate fi actualizat rapid in urma solicitarilor utilizatorilor, si nu este un program fara posibilitate de dezvoltare, sau cu dezvoltare greoaie. Recomandam alegerea programelor romanesti pentru ca sunt mai bine adaptate la cerintele locale, iar dezvoltatorii pot raspunde mai prompt solicitarilor de corecturi si adaugari de functionalitati.
Studiati furnizorul
Studiati evolutia vendorului; prezenta acestuia in piata de retail. Incepeti cu companiile care sunt dedicate in crearea unor solutii de succes si care au la activ, un portofoliu de implementari multiple de succes. Sigur va doriti sa lucrati cu companiile care au dovedit oferirea de servicii de calitate . Alegeti acele companii care au investit in suport tehnic, in imbunatatiri periodice ale aplicatiilor si care au capacitatea de a face mentenanta inclusiv pentru echipamente.
Contactati si testati referintele
Cereti furnizorului referinte si folositi-le pentru a afla toate aspectele pozitive sau negative despre sistemul POS, suportul si calitatea acestuia. Feedback-ul primit va ofera o imagine valoroasa din interior si se poate chiar observa modul de functionare intr-un mediu real.